Altı milyon belge dijital ortama aktarıldı

Bornova Belediyesi ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ (EBYS) çalışmaları kapsamında 6 milyon belgeyi dijital koruma altına aldı. Ağırlıklı olarak imar ve gelir müdürlüklerine ait belgelerin yeraldığı dijital arşiv hem fiziksel olarak hem de siber ortamda yüksek güvenlik yöntemleri ve araçlarıyla korunuyor. Bornova Belediyesi’nin “Borbel-E Kent Bilgi Sistemi” İZKA’dan da(İzmir Kalkınma Ajansı) 750 bin lira proje desteği kazandı. Bornova Belediyesi bilişim dünyasındaki yenilikleri hizmet alanlarında uygulamak için projeler üretiyor. Bu sayede vatandaşlar belediyeye, belediye de vatandaşlara daha kolay ve hızlı bir şekilde ulaşabiliyor

Bornova Belediyesi’nin önemli evrakları klasik arşivin yanı sıra dijital sistemle de koruma altına aldı. ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ (EBYS) ile dijital ortama aktarılan 6 milyon belge hem fiziki hem de sanal olarak kapsamlı güvenlik sistemleri ile korunuyor. Ağırlıklı olarak imar ve gelir müdürlüklerine ait belgelerden oluşan arşiv yedekli olarak 300 terabaytlık iki ayrı sunucu üzerinde farklı fiziki mekanlarda tutuluyor.

Sunucular fiziki önlemlerin yanısıra her türlü siber saldırıya karşı 128 bit SSL şifreleme tekniği ile korunuyor. Sunucuların ve belgelerin korunmasıyla ilgili çalışmalar, sürekli güncellenen ‘Felaket Senaryosu’na göre ihtiyaç halinde kapsamı genişletilerek yapılıyor. Bu arada Bornova Belediyesi’nin kağıt üstündeki arşiv belgelerinin dijital ortama aktarılması çalışmaları aralıksız sürdürülüyor.

Proje İZKA’dan destek kazandı

Bornova Belediyesi’nin ‘Borbel-E Kent Bilgi Sistemi’ Projesi İZKA’dan da(İzmir Kalkınma Ajansı) 750 bin lira proje desteği kazandı. Vatandaşlara daha kolay, daha hızlı ve çözüm odaklı hizmet sunulmasının hedeflendiği proje kapsamında hem Bornova Belediyesi’nin kendi içindeki bilgi iletişim teknolojileri birbiriyle entegre ediliyor hem de Büyükşehir Belediyesi’nin coğrafi bilgi sistemi ile entegrasyon sağlanıyor. İmardan, mali hizmetlere, ruhsattan, emlak ve zabıta gibi pek çok hizmette birimler arası bilgi teknolojileri koordinasyonunun sağlanmasıyla iş süreçleri kısalıyor, vatandaşların da hizmetlere daha hızlı ulaşması sağlanıyor. Vatandaşlar ‘Borbel-E Kent Bilgi Sistemi’nden internet, mobil teknolojiler, e-devlet kapısı ve ilçenin çeşitli noktalarına yerleştirilecek kiokslarla (dokunmatik ekranlı, bilgi ve servis amaçlı, elektronik terminaller) aracılığıyla yararlanabilecek.

Belgeler korunuyor

Bornova Belediye Başkanı Olgun Atila, resmi belgelerin eskisine oranla çok daha yüksek bir koruma altında olduğunu belirtti. Bornova Belediyesi’ne ait arşiv belgelerinin eskisi gibi tek bir odada ya da binada tututulmadığını söyleyen Başkan Atila, “Resmi belgelerimiz taranmış olarak dijital arşivimizde tutuluyor. Bu arşiv her türlü aksaklığa karşı korunuyor. Buna rağmen yine de öngörülemeyen bir durum oluşursa diye bütün bilgiler ikinci bir sunucuda da tutuluyor” dedi.

Cepten hizmet dönemi

Akıllı telefonlar ve tabletler için İOS ve Android işletim sistemlerine uygun uygulama geliştiren Bornova Belediyesi, “e-belediye” hizmetlerini akıllı telefonlardan veriyor. Bornovalılar dünyanın her yerinden belediye hizmetleriyle ilgili bilgi alıyor, etkinlikleri takip edip programlarına ekliyor,  vergi durumlarını sorguluyor, şikayetlerini fotoğraf da ekleyerek doğrudan başkana iletebiliyor.

EBYS sayesinde bir taşla iki kuş

Bornova Belediyesi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) projesini hayata geçirerek yepyeni bir dönem başlattı. Yeni sistemle kağıt ve yazıcı toneri kullanımına son verilerek büyük tasarruf sağlanırken işler daha hızlı şekilde ilerliyor. Başkan, başkan yardımcıları, meclis üyeleri, müdürler ve imza yetkisi bulunan personel internetin olduğu her yerde resmi evrakları ‘e-imza’ ile onaylayabiliyor. Vatandaşların başvuruları ve talepleri büyük bir hızla cevaplandırılıyor. Online olarak ulaşılabilecek belgeler akıllı hale getirilerek bütün içerikleri sorgulanabilir hale geliyor.

Sosyal medya her alanda

Hizmette hep daha hızlı olmayı hedefleyen Bornova Belediyesi, özellikle sosyal medya olmak üzere interneti etkin bir şekilde kullanıyor. Facebook, twitter, youtube ve flickr gibi sosyal medya ağlarında, vatandaşın şikayet ve isteklerina doğrudan ve anında cevap veriliyor. Fotoğraf ve videolar kullanılarak duyuru ve bilgilendirme yapıyor. Bornova Belediye Başkanı Olgun Atila facebook üzerinden online halk günü düzenleyerek vatandaşlarla buluşuyor.