Konak Belediyesi'nde dijital arşiv dönemi: "Etkin hizmet sağlayabilmek için çeşitli projeler üretiyoruz"

Konak Belediyesi’nin,İzmir Kalkınma Ajansı (İZKA) tarafından “2022 yılı Kamuda Dijital Dönüşüm Mali Destek Programı” kapsamında hazırladığı ve 25 proje arasından ilk sekize girerek hibe desteği almaya hak kazanan  “Konak Belediyesi Dijital Arşiv” projesi uygulaması başladı. Konak Belediye Başkanı Abdül Batur, belediye arşivine ev sahipliği yapan Toros Sosyal Tesisi’nde kurulan merkezde yürütülen dijital arşiv çalışmasını yerinde ziyaret ederek incelemelerde bulundu. Belediyenin dijitalleşme çalışmalarının tanıtıldığı incelemede Başkan Batur’a CHP Konak İlçe Başkanı Akın Küçükoğulları da eşlik etti.

Öncelik İmar ve Şehircilik Müdürlüğü arşivinde

Konaklılara,çağın gereklerine uygun olarak daha hızlı, kaliteli ve etkin hizmet üretmek için çabaladıklarını ifade eden Batur şunları söyledi:

“Dijitalleşmenin, hayatın her alanına yayıldığı bir çağda yaşıyoruz. Özellikle pandemi döneminde ve sonrasında dijitalleşme hareketi daha da hız kazandı. Biz de Konak belediyesi olarak, vatandaşımıza daha iyi, daha hızlı, güvenli ve etkin hizmet sağlayabilmek ve çağı yakalamak için çeşitli projeler üretiyoruz. Bunlar arasında en çok ihtiyaç duyulanlardan biri de arşivimizin dijitalleşmesiydi. Güzel bir proje hazırladık. İZKA’ya başvuran 25 proje arasında ilk sekize giren 7 milyon 264 bin TL bütçeli projemiz hibe desteği aldı. Merkezimizi kurduk ve nisan ayında çalışmalara başlandı. Önceliği, ciddi bir arşive sahip olan İmar ve Şehircilik Müdürlüğümüze verdik. Bu müdürlüğümüzün arşivinde yer alan yaklaşık 60 bin ada paftanın arşivini, yıl sonuna kadar dijitale geçirmeyi hedefliyoruz.”

Evraklara güvenli ve hızlı erişim sağlanacak

Konak Belediyesi arşivinin dijitalleşmesine yönelik gerekli altyapının oluşturulması ve teknoloji tabanlı uygulamaların yaygınlaştırılmasını sağlayacak proje kapsamında ilk olarak İmar ve Şehircilik Müdürlüğü arşivi dijital ortama taşınacak. Arşivdeki belgelerin sayısallaştırılması, sayısallaştırılan klasör ve dosyaların indekslenmesi sürerken sayısallaştırılan dosya ve klasörlerin fiziki düzenlemesi de yapılacak. Arşivin dijitalleşmesiyle birlikte fiziki ortamdaki belge ve dosyaların Arşiv Yönetim Sistemi Programı ile elektronik ortamda, güvenli ve sistematik bir şekilde saklanması ve yönetilmesi sağlanacak.Bilgi ihtiyacını karşılamada fiziki belgeye bağımlılık en az seviyeye indirilecek, evraklara ulaşım hızlı ve güvenli olacak.

Yaklaşık 60 bin ada pafta dijitalleştirilecek

Toros Sosyal Tesisi’nde kurulan merkezde başlatılan dijital arşiv çalışmaları kapsamında ilk etapta Konak Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü arşivindeki 57 bin 460 ada pafta dijitalleştirilecek. Yıl Sonuna kadar tamamlanması planlanan proje kapsamında ada paftaların tamamı taranarak sayısallaştırılacak ve bir dijital arşiv oluşturulacak.